La planificación del trabajo son un conjunto de habilidades para optimizar el tiempo y aumentar la productividad tanto en entornos profesionales como personales. En un mundo cada vez más acelerado y lleno de distracciones (hoy más que nunca), contar con estrategias eficaces para organizar nuestras tareas es esencial. En este contexto, diversas metodologías han sido desarrolladas para facilitar la gestión de proyectos y la priorización de actividades. Aquí te mostraré de manera general 5 técnicas que han demostrado su valía en la historia moderna:
Cada una de estas técnicas ofrece un enfoque único para abordar el desafío de gestionar el tiempo de manera eficiente, permitiendo que las personas no solo realicen sus tareas con mayor eficacia, sino que también logren sus objetivos de manera más clara y enfocada. En este artículo exploro estos métodos y sus características principales, espero te sea de utilidad esta visión global.
Se basa en el principio de liberar la mente para ser productivos, es decir, retirar el estrés y agobio de nuestra mente y enfocar el esfuerzo en las tareas. "Solo cuando nuestras mentes piensan con claridad y nuestros pensamientos están organizados podemos desarrollar todo nuestro potencial."
Para liberar nuestra mente debemos sacar las tareas pendientes, identificarlas, enlistarlas, definir que se harán con ellas y una vez liberada la mente, enfocarse en la primera tarea que ha quedado en el rubro de "hacerse".
Las tareas literalmente deben estar fuera de la mente, se deben usar repositorio en físico o digital minimizando el número de contenedores o cajas de tareas. El siguiente grafo visualiza el método:
Una vez concluida la tarea del presente, la siguiente tarea programada deben pasar por otro procesamiento, definiendo una de las siguientes acciones prácticas:
Después de esta revisión y llegar a una nueva tarea "por hacer" la mente debe quedar nuevamente enfocada en ella para ser productivos.
Aquí las palabras clave son "IMPORTANTE" y "URGENTE", con base en ellas debemos organizar nuestras tareas. Básicamente la prioridad la define el cruce entre estas palabras, si es importante y urgente la tarea entra en el rubro de "hacerse", si es importante pero no urgente, la tarea se planifica o programa para ser realizada en un segundo momento, si es urgente pero no importante la tarea puede buscarse que sea realizada por alguién más y la de más baja o nula actividad es si la tarea no es urgente y no es importante. La siguiente imagen esquematiza claramente la técnica:
A diferencia y contraste de la técnica inicial aquí la idea es sumar estrés, ¿por qué? Por que la idea es mapear tareas vs un tiempo en agenda. Una vez que se tengan las tareas del periodo ( día, semana, mes, año ), estás deben primero definirse en "fijas" o no "fijas", las fijas son las que ya están agendadas ( eventos, juntas, etc ), las no fijas son el complemento de nuestra lista. En este momento juega la asignación de la tarea en el tiempo (fecha y horario) donde estoy indicando se debe realizar, de acuerdo a nuestro expertis se define el tiempo que nos debe llevar concluir la tarea dentro de la acotación del día o bien el tiempo límite que se le va a asignar.
Esta técnica es interesante porque se basa en lo que en psicología se llama "Teoría de la motivación temporal": sugiere que el tiempo es un factor motivador central y que “la utilidad percibida de una actividad determinada aumenta exponencialmente a medida que se acerca la fecha límite”. En otras palabras, nuestra atención aumenta en relación con el valor que esperamos de ella en relación con el plazo del que disponemos.
Este método más que enfocarse a la gestión del tiempo para el cumplimiento de las tareas, el esfuerzo es enfocarse en definir correctamente las tareas, como dice el dicho, "escoge bien tus batallas".
Las listas de tareas nacen a partir de definir lo que queremos, y para ello se deben establecer las metas que nos ayudarán a lograrlo, el errar en definir las metas nos puede llevar a repetir tareas o simplemente a realizar las tareas equivocadas. Te enlisto los lineamientos para establecer metas correctamente, metas SMART:
Bajo el principio divide y vencerás, este método se enfoca en la mejora continua. Se busca una "mejora" sustancial en una tarea global bajo un esquema de ciclos de supervisión de sub tareas bien atomizadas donde a cada una de ellas se le busca mejora en el proceso de su realización, es decir, este método se centra en la mejora de los procesos en los flujos de trabajo, que nos llevarán a cumplir las tareas de la mejor forma posible.
Este método se implementa a través de "tableros" ya que con ellos nos permite visualizar las tareas, las asignaciones y el proceso de las mismas. Su nombre proviene de dos palabras japonesas: «kan» que quiere decir signo y «ban», tablero. Nació en el área de la manufactura para la mejora en sus procesos y hoy en día es muy usada en los equipos de trabajo en general. Te enlisto escenarios donde su implementación tiene más sentido:
Como podrás visualizar esta metodología implica mucho dinamismo, las tareas van y vienen de acuerdo a los avances del equipo, de ahí la importancia que sea visual para la comunicación asertiva dentro del equipo. En forma muy general te comento que su implementación se basa en categorizar las tareas atomizadas en al menos los siguientes 3 rubros: "Por hacer", "En desarrollo" y "Hecho o realizado". Te dejo esta referencia donde se explica el detalle de esta metodología.
Cada una de estas metodologías que vimos se adapta a diferentes estilos de trabajo y necesidades, proporcionando estrategias específicas para maximizar la productividad y alcanzar objetivos tanto personales como profesionales. Al implementar estas técnicas, las personas pueden mejorar su capacidad para organizarse, tomar decisiones más acertadas y mantenerse enfocadas en lo que realmente importa. La clave está en seleccionar y adaptar las herramientas más adecuadas a cada situación, creando un sistema de planificación que favorezca el logro de metas de forma efectiva. En definitiva, utilizar estas metodologías solas o como complementos no solo optimiza el rendimiento, sino que también favorece el equilibrio entre las exigencias laborales y el bienestar personal.
The more difficult the victory, the greater the happiness in winning - Pelé.
Ir al bloghttps://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
https://iep.edu.es/matriz-eisenhower-que-es-como-funciona/
https://www.lucidchart.com/blog/es/la-guia-del-el-metodo-del-time-blocking
https://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria
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